Privacy- en Cookiebeleid van Yucopia BV
Yucopia BV, met maatschappelijke zetel te Antwerpsesteenweg 261, 2800 Mechelen, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) onder het nummer 0712918227, en vertegenwoordigd door haar Data Protection Officer (DPO), Olivier Glorieux, hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van alle personen die gebruik maken van haar softwaretoepassingen. Yucopia verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens op een wettige, eerlijke en transparante manier te verwerken.
Dit privacybeleid is van toepassing op elk gebruik van de bestelsoftware van Yucopia en op de levering van andere producten en/of diensten. Door gebruik te maken van de software of diensten van Yucopia, erkent de gebruiker dit beleid te hebben gelezen en stemt hij onvoorwaardelijk in met de inhoud ervan.
Yucopia kan in het kader van haar dienstverlening optreden als zowel verwerkingsverantwoordelijke als verwerker, afhankelijk van de context waarin persoonsgegevens worden verwerkt.
(1) YUCOPIA ALS VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
Yucopia is eigenaar van de Yucopia-software en treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij zelf verzamelt in het kader van haar klantenbeheer en ondersteuning.
1.1 Verwerkte gegevens en doeleinden
Yucopia verwerkt persoonsgegevens van de door de klant aangeduide contactpersonen met het oog op:
- Communicatie met betrekking tot de diensten;
- Aanmaak en controle van gebruikerslicenties;
- Klantenondersteuning;
- Facturatie en opvolging;
- Opsporing van frauduleus gebruik.
De contactpersonen kunnen onder meer zijn: houders van een nominatieve licentie, verantwoordelijken binnen de organisatie van de klant, IT-contactpersonen, leidinggevenden en andere relevante functionarissen.
De volgende persoonsgegevens kunnen worden verwerkt:
- Titel, naam, voornaam
- Functietitel, afdeling
- Adresgegevens
- Telefoonnummer(s), e-mailadres
- Gebruikersgegevens (gebruikersnaam, toestelgegevens, IP/MAC-adres)
- Gebruikstatistieken m.b.t. de software
Deze gegevens worden bewaard tot maximaal 2 jaar na het beëindigen van de licentieovereenkomst.
1.2 Beveiliging van gegevens
Yucopia neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen, waaronder:
- Beveiliging van toegang en verwerkingsomgevingen;
- Herstelprocedures bij incidenten;
- Periodieke evaluatie van beveiligingsmaatregelen.
Yucopia beperkt de toegang tot persoonsgegevens tot uitsluitend medewerkers en verwerkers voor wie toegang noodzakelijk is.
(2) YUCOPIA ALS VERWERKER TEN BEHOEVE VAN DE KLANT
Wanneer de klant via de Yucopia-software persoonsgegevens invoert, treedt de klant op als verwerkingsverantwoordelijke, en Yucopia als verwerker.
2.1 Verwerkte gegevens
De persoonsgegevens die verwerkt worden op instructie van de klant kunnen o.a. volgende gegevens omvatten:
- Titel, naam, voornaam
- Functie, afdeling
- Geslacht, adres, telefoonnummer, e-mailadres
- Gegevens gerelateerd aan de overheidsopdrachten (bv. projectverantwoordelijken)
Yucopia verwerkt deze gegevens enkel in opdracht en binnen de instructies van de klant.
2.2 Verwerkingsdoeleinden
De verwerking dient onder meer voor:
- Gebruik van de software op maat van de klant;
- Onderhoud, ondersteuning en updates;
- Vaststelling van fraude of inbreuken;
- Back-ups en operationele continuïteit;
- Integratie met andere toepassingen of webplatformen op verzoek van de klant.
2.3 Middelen en beveiliging
Yucopia hanteert dezelfde strikte beveiligingsmaatregelen voor gegevens die zij in opdracht van de klant verwerkt. Verwerking gebeurt uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij anders overeengekomen én onder dezelfde strikte voorwaarden.
2.4 Subverwerkers en derden
De klant geeft Yucopia bij aanvaarding van dit beleid algemene toestemming om beroep te doen op subverwerkers voor o.a.:
- Hostingdiensten en cloudopslag (met verwerkersovereenkomsten);
- Freelance ontwikkelaars of technische ondersteuning (onder geheimhoudingsplicht).
2.5 Bijstand en audits
Yucopia verbindt zich ertoe om de klant bijstand te verlenen bij:
- Verzoeken van betrokkenen (bv. recht op inzage of verwijdering);
- Beveiligingsincidenten;
- Gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA);
- Audits of controles door de klant (binnen redelijke grenzen en met voorafgaande kennisgeving).
(3) COOKIES
De website van Yucopia maakt gebruik van cookies om de gebruikerservaring te verbeteren en statistieken te verzamelen. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw toestel worden geplaatst.
3.1 Soorten cookies
Yucopia maakt gebruik van zowel essentiële cookies als analytische cookies:
| Cookie | Doel | Type | Bewaartermijn |
| _ga | Gebruikers onderscheiden (Google Analytics) | Analyse | 2 jaar |
| _gid | Gebruikersstatistieken genereren | Analyse | 1 dag |
| _gat | Verzoeklimieten beheren | Analyse | 1 dag |
| collect | Gebruikersgedrag meten | Analyse | Sessieduur |
U kunt cookies beheren of uitschakelen via uw browserinstellingen.
(4) VRAGEN, RECHTEN EN CONTACT
U heeft het recht op inzage, verbetering, overdraagbaarheid, verwijdering en beperking van uw persoonsgegevens. Voor vragen of verzoeken kunt u contact opnemen met:
Yucopia BV
Antwerpsesteenweg 261, 2800 Mechelen
support@yucopia.com
Vermeld in het onderwerp: “Privacybeleid Yucopia”
(5) SLOTBEPALINGEN
Indien een bepaling van dit privacybeleid ongeldig wordt verklaard, blijft de rest van dit beleid onverkort van kracht. In dat geval zullen partijen samenwerken om de betreffende bepaling te vervangen door een geldig alternatief dat zoveel mogelijk hetzelfde doel nastreeft.
Nederlands (België) 
Français de Belgique